Размер шрифта
Цвет сайта
Изображения
zoom_in
zoom_out

Задачи и функции

Основными задачами Отдела являются:

  1. Организация и совершенствование делопроизводства на основе соблюдения единых требований к подготовке, обработке, архивному хранению и использованию образующихся в деятельности Самарастата документов, с использованием информационных технологий в работе с документами, в том числе обеспечение контроля выполнения поручений государственных органов, учреждений, организаций, должностных лиц, по обращениям граждан; поручений руководителя Самарастата и его заместителей, приказов и протоколов коллегии Самарастата;
  2. Организация работы и обеспечение контроля выполнения мероприятий мобилизационной подготовки Самарастата, учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе Вооруженных Сил Российской Федерации и работающих в Самарастате;
  3. Организация и координация работ  по размещению заказов, подготовке и сопровождению государственных контрактов (договоров) на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд Самарастата;
  4. Организация эксплуатации и содержания, текущего ремонта зданий,  Самарастата, инженерных коммуникаций, охраны и пожарной безопасности,  для обеспечения деятельности Самарастата, а также социально-бытового обслуживания сотрудников Самарастата.
  5. Организация работы по выполнению в отделе требований федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, приказов Росстата и иных нормативных правовых актов по вопросам, связанным с повседневной деятельностью Отдела.

Отдел осуществляет следующие функции:

1.В части организации и совершенствования делопроизводства на основе соблюдения единых требований к подготовке, обработке, архивному хранению и использованию образующихся в деятельности Самарастата документов, с использованием информационных технологий в работе с документами, в том числе обеспечение контроля выполнения поручений  государственных органов, учреждений, организаций, должностных лиц, по обращениям граждан; поручений руководителя Самарастата и его заместителей, приказов и протоколов коллегии Самарастата:

1.1. Готовит проекты нормативных документов Самарастата по делопроизводству, архивному делу, контролю исполнения документов, по обращениям граждан  на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, нормативных правовых актов Росстата;

1.2. Осуществляет методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Самарастата;

1.3. Осуществляет делопроизводство на бумажных носителях и электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, с применением информационных технологий (системы электронного документооборота Росстата (далее – СЭД);

1.4. Осуществляет ежедневный прием и первичную обработку всех поступающих документов в адрес Самарастата, в том числе электронных документов по СЭД, и документов, поступивших на официальный электронный адрес Самарастата;

1.5. Осуществляет подготовку, упаковку, адресование и рассылку документов по исполнению Самарастатом поручений государственных органов власти, отправку электронных документов по системе СЭД;

1.6. Выполняет административные процедуры по предоставлению государственной услуги по рассмотрению обращений граждан: прием и регистрация письменных обращений граждан; подготовка ответов на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

1.7. Организует в Самарастате работу по вопросам подготовки дел к передаче и учета на хранение в архив Самарастата, в Государственный архив Российской Федерации, сформированных и оформленных в соответствии с требованиями архивного дела;

1.8. Осуществляет ведение делопроизводства Экспертной комиссии Самарастата и использование её документов, отвечает за их сохранность, а также контролирует исполнение решений, принятых Экспертной комиссией Самарастата;

1.9. Осуществляет контроль за правильностью оформления и формированием дел структурными подразделениями Самарастата в соответствии с Номенклатурой дел;

1.10. Осуществляет оперативный поиск, анализ информации и выдачи необходимых справок по документообороту;

1.11. Осуществляет учет поступления и выдачи бланков Самарастата с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации;

1.12. Осуществляет проверку фактического наличия всех документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, полученных и подготовленных в течение квартала и всех не подшитых в дела документов с пометкой «Для служебного пользования» в структурных подразделениях Самарастата;

1.13. Совместно со структурными подразделениями Самарастата разрабатывает предложения, направленные на улучшение организации делопроизводства и исполнительской дисциплины;

1.14.  Осуществляет подготовку информации об объеме документооборота, о состоянии исполнительской дисциплины, итогах работы с обращениями граждан;

1.15. Готовит информацию о ходе исполнения документов  государственных органов, учреждений, организаций, должностных лиц, по обращениям граждан, поручений руководителя Росстата и его заместителей, поручений руководителя Самарастата и его заместителей;

  1. В части организации работы и обеспечения контроля выполнения мероприятий мобилизационной подготовки Самарастата, учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе Вооруженных Сил Российской Федерации и работающих в Самарастате:

2.1. Разрабатывает проекты нормативных правовых актов и методических документов Самарастата по вопросам мобилизационной подготовки и доводит их до сотрудников Самарастата;

2.2. Организует подготовку предложений по проведению в Самарастате мероприятий мобилизационной подготовки;

2.3. Разрабатывает план мероприятий по мобилизационной подготовке в Самарастате;

2.4. Организует проведение мероприятий Самарастата по мобилизационной подготовке и контролирует их выполнение;

2.5. Организует подготовку специалистов Самарастата по действиям при получении  сигналов оповещения;

2.6. Организует и проводит мобилизационные тренировки;

2.7. Организует и ведет воинский учет и бронирование граждан, пребывающих в запасе Вооруженных Сил Российской Федерации и работающих в Самарастате.

  1. В части организации и координации работ по размещению заказов, подготовке и сопровождению государственных контрактов (договоров) на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд Самарастата:

3.1. Разрабатывает в соответствии с законодательством Российской Федерации о размещении заказов (далее – законодательство о размещении заказов) нормативные документы, регламентирующие процедуры осуществления закупок в Самарастате;

3.2. Разрабатывает конкурсную (аукционную) документацию, извещения о проведении запросов котировок, условия исполнения государственных контрактов по направлениям закупок, проводимых в Самарастате;

3.3. Размещает в установленном порядке на официальном сайте Российской Федерации для размещения информации о размещении заказов предусмотренные законодательством о размещении заказов информацию и документы о закупках, проводимых в Самарастате;

3.4. Организует и обеспечивает работу комиссий по размещению заказов в Самарастате;

3.5. Разрабатывает совместно с Финансово-экономическом отделом Самарастата предложения в прогноз социально-экономического развития Российской Федерации на очередной год и плановый период в части номенклатуры и объемов продукции, закупаемой для нужд Самарастата;

3.6. Организует работу по формированию в установленном порядке плана-графика размещения заказов в Самарастате на очередной год, по подготовке и своду отчетных данных о результатах закупок товаров, работ и услуг для нужд Самарастата;

3.7. Организует информационное сопровождение закупочной деятельности на официальном сайте Самарастата;

3.8. Осуществляет функции заказчика товаров (работ, услуг) для государственных нужд Самарастата в части: обоснования необходимости, формирование требований (технических заданий) к предмету закупки и определения существенных условий исполнения государственных контрактов; определение квалификационных требований и критериев оценки заявок участников размещения заказов; приемки результатов исполнения государственных контрактов (договоров) с оформлением соответствующих актов сдачи-приемки;

3.9. Организует работу по учету государственных контрактов (договоров), а также подготовку установленных законодательством о размещении заказов сведений о государственных контрактах (договорах), заключаемых по итогам размещения заказов в Самарастате;

  1. В части организации эксплуатации и содержания, текущего ремонта зданий Самарастата, инженерных коммуникаций, охраны и пожарной безопасности для обеспечения деятельности Самарастата, а также социально-бытового обслуживания сотрудников Самарастата:

4.1. Организация и проведение работ по обеспечению зданий Самарастата коммунальными услугами, заключение государственных контрактов (договоров) на поставку данных услуг, составление отчетов и подготовка необходимой документации для представления в организации – поставщики коммунальных услуг;

4.2. Обеспечение контроля за освоением бюджетных ассигнований на текущий ремонт, эксплуатацию, поставку топливно-энергетических ресурсов, общехозяйственных расходов, устранение предписаний уполномоченных органов и осуществление противопожарных мероприятий, зданий и помещений Самарастата;

4.3. Организация и проведение работ по заключению и ведению государственных контрактов на охрану зданий и помещений Самарастата;

4.4. Планирование и осуществление контроля по выполнению специализированными организациями работ по содержанию и обслуживанию зданий Самарастата и коммуникаций, транспортного обеспечения Самарастата;

4.5. Организация закупки, приемки на склад, хранения и выдачи со склада материальных ценностей и основных средств, находящихся на балансе Самарастата. Участие в работе комиссии по проведению инвентаризации материальных средств в Самарастате;

4.6. Организация социально-бытового обслуживания делегаций, совещаний, конференций и других плановых мероприятий, проводимых Самарастатом;

4.7. Заказ и приобретение по официальным заявкам железнодорожных и авиационных билетов для руководства и руководителей структурных подразделений Самарастата, убывающих в служебные командировки;

4.8. Бронирование мест по официальным заявкам для размещения в гостиницах лиц, командированных в Самарастат;

4.9. Обеспечение на постоянной основе деятельности Подкомиссии для рассмотрения вопросов предоставления федеральным государственным гражданским служащим Самарастата единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, в том числе осуществление подготовки проектов правовых актов о постановке гражданских служащих на учет для получения единовременной субсидии, снятии с учета. Ведение базы данных учета, снятия с учета гражданских служащих для получения единовременной субсидии на приобретение жилого помещения.

  1. 5.В части организации работы по выполнению в отделе требований федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, приказов Росстата и иных нормативных правовых актов по вопросам, связанным с повседневной деятельностью Отдела:

5.1. Обеспечивает реализацию положений Федерального закона от 17 июля 2004г. №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

5.2. Проводит работу по профилактике коррупционных проявлений в отделе, обеспечению соблюдения федеральными государственными гражданскими служащими запретов, ограничений, обязательств, установленных законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе и урегулированию конфликта интересов на гражданской службе;

5.3. Организует и контролирует соблюдение Служебного распорядка Самарастата и Кодекса этики и служебного поведения федеральными государственными гражданскими служащими  Отдела;

5.4. Планирует проведение профессиональной подготовки федеральных государственных гражданских служащих Отдела;

5.5. Организует делопроизводство Отдела и контроль исполнения документов;

5.6. Рассматривает обращения граждан в установленные сроки;

5.7. Принимает участие в мероприятиях мобилизационной подготовки и гражданской обороне;

5.8. Разрабатывает мобилизационные документы Отдела и поддерживает их в актуальном состоянии;

5.9. Соблюдает установленный в Самарастате режим секретности;

5.10. Обеспечивает в пределах своей компетенции соответствующий режим хранения и защиты персональных данных, информации, составляющей служебную, банковскую, налоговую, коммерческую тайну и иной конфиденциальной информации;

5.11. Обеспечивает надлежащие организационно-технические условия, необходимые для исполнения должностных обязанностей работников Отдела, сохранность основных средств и имущества Самарастата;

5.12. Обеспечивает техническую безопасность.